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pasos para organizar una conferencia

28 Pasos para organizar una conferencia y ser recordado

Antes de planificar este tipo de evento debes hacerte algunas preguntas: ¿Por qué vas a realizarlo? ¿Cuál es tu objetivo? y ¿Cuáles son los pasos para organizar una conferencia? 

Tipos de conferencias

Existen varios tipos de conferencias y dependiendo del tema a tratar, del número de asistentes o de los medios técnicos que requiera, una conferencia puede ser; magistral, con fines académicos, dialogada, que implica un intercambio de ideas, una conferencia científica, con intereses divulgativos, una conferencia internacional, de prensa, o una videoconferencia.

Cómo organizar una conferencia paso a paso

Como organizar una conferencia paso a paso

Para tener éxito a la hora de organizar una conferencia en MICE Catering hemos hecho una selección de los 28 pasos esenciales que debes dar:

  1. Segmenta tu público objetivo.

Es importante definir las personas para las que vas a organizar tu conferencia y el tipo de audiencia que vas a tener.

  1. Decide la fecha y la hora de inicio y final de la conferencia.
  2. Sigue unos criterios para seleccionar un lugar para tu evento. Debe ser espacioso, contar con el equipo técnico necesario, parking cercano y una buena ubicación.
  3. Haz una estimación de costes y planifica un presupuesto con base a ello. La estimación debe reflejar el plan de acción para la organización del evento y para ello debes anotar cada detalle y asignar los responsables de cada tarea. 
  4. Patrocinio y colaboraciones. Puedes elegir un único patrocinador de tu conferencia o evento o un paquete de patrocinadores. 
  5. Si la conferencia es abierta a todo tipo de público fomenta que se registren pronto haciendo un check-in anticipado.
  6. Determine qué temas se tratarán en la conferencia, haz una lista de ponentes que sean expertos reconocidos.
  7.  Analiza el formato de la conferencia y define la estructura y el orden.
  8. Notifica a los oradores sobre la hora y el orden de las intervenciones con suficiente anticipación y dales un tiempo para que ajusten su presentación. Consulta con el orador antes del evento, si se ha realizado algún cambio en la presentación o si tiene una versión actualizada. 
  9. Organiza el alojamiento, los desplazamientos y cubre todas las necesidades de tus ponentes.
  10. Respeta el calendario y no alargues el programa. La capacidad de las personas para percibir información es limitada y de 2 a 3 horas de conferencia, con los breaks, son suficientes.
  11. Da unos 10 minutos de cortesía para la apertura de la conferencia.
  12. Para atraer invitados puedes utilizar todos los canales disponibles, publicidad contextual, mailing a la base de datos y publicación en redes sociales. 
  13. Crea una landing page o un funnel con los detalles de la conferencia donde los usuarios puedan registrarse y reservar su plaza. Puedes incorporar vídeos de los oradores invitando al evento y el mapa de ubicación del lugar de la conferencia, especialmente útil cuando se esperan participantes de distintas ciudades.
  14. Si vas a ofrecer la oportunidad de seguir la conferencia online escribe una cola de mails recordando el evento y dando las claves para acceder a la videoconferencia.
  15. Conecta con blogueros o influencers de Facebook, Twitter, YouTube o Telegram, relacionados con el tema que trata tu conferencia y que puedan ampliar su dinamización marcando el hashtag del evento.
  16.  Puedes ofrecer un código promocional con descuento para estimular la demanda. 
  17. Si los ponentes van a recurrir a una presentación vas a necesitar que la sala disponga de equipo de proyección y de sonido con; un proyector con pantalla o pantalla LED, un micrófono para el ponente y varios para admitir preguntas del público, ordenador, etc.  
  18. Si eres la persona encargada de la organización, tendrás que ir a la sala, días antes a comprobar que todo funciona correctamente y reunirte con los profesionales técnicos para comprobar que la wifi y demás servicios soportará la carga. 
  19. En el caso de que desees grabar en vídeo pide permiso y firma de los contratos que tengan que ver con los derechos de imagen.
  20. Solicita una prueba de iluminación porque con una iluminación insuficiente, las personas se cansan rápido y su atención disminuye. 
  21. Revisa que la sala sea acogedora, que esté ventilada y con la temperatura adecuada para el número de asistentes.
  22. Organiza las pausas para el café en caso de que el evento se organice en las primeras horas de la mañana o un brunch, cocktail o aperitivo para otras franjas del día.
  23. Si la conferencia va a durar una jornada laboral completa, debes organizar el catering para tus invitados con todas las garantías y el servicio como te damos en MICE Catering.
  24. Selecciona a un presentador o presentadora que unifique la conferencia y que haga las funciones de anfitrión del evento que organizará los flujos y mantendrá el enfoque en la fase de apertura y cierre del evento.
  25. Prepara el welcome kit con todo lo necesario para asistir a la conferencia y algunos detalles para los asistentes.
  26. Si la sala lo permite elige la música para ir recibiendo a tus invitados y fija una lista de reproducción con música alegre que genere una buena atmósfera.
  27. Después de la conferencia, redacta un informe y publica el reportaje con un resumen de la conferencia enviando agradecimientos a los patrocinadores, ponentes e invitados. 

 

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Lucía Gallo Gutiérrez
Lucía Gallo Gutiérrez
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Carmen Orellana
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Valeria Conejo
Valeria Conejo
10:56 07 Apr 22
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Suricatta
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09:05 01 Mar 22
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Sonia Picón
Sonia Picón
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Encarna Sanchez
Encarna Sanchez
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