7 claves para organizar eventos hibridos exitosos

7 Claves para organizar eventos híbridos exitosos

Un evento híbrido une presencialidad y virtualidad generando un nuevo tipo de experiencia que está gustando mucho, pero que hay que saber organizar de la manera correcta para no cometer errores.

En MICE Catering vamos a ayudarte a implantar las 7 claves para organizar un evento híbrido que triunfe.

¿Qué son los eventos híbridos?

Es difícil establecer los límites de esta hibridación puesto que es la suma de varios elementos, pero podemos decir que un evento híbrido es aquel que consiste en un encuentro en tiempo real con varios participantes, algunos de los cuales se conectan en remoto a través de sus distintos dispositivos (ordenadores, móviles o tablets).

Beneficios de los eventos híbridos 

Las ventajas de organizar este tipo de encuentros son numerosas porque el ROI (retorno de la inversión) es elevado y se aprecia un incremento en la participación, a través de distintos dispositivos, que aumentan el valor del evento.

La virtualidad nos permite abarcar a público proveniente de todos los rincones del mundo, puesto que se eliminan las barreras y nos permite hablar para una audiencia relajada que se siente a salvo puesto que respetan las medidas de seguridad adecuadas para la pandemia. 

La asistencia a este tipo de eventos híbridos favorece la presencialidad al no tener que acatar restricciones de aforo, incidencias con los desplazamientos, gastos de alojamiento o gastos de viaje, entre otros.

7 consejos para organizar eventos híbridos y triunfar

Organizar eventos hibridos exitosos

Siempre que se organiza un evento corporativo lo más importante es definir la estrategia que tiene en cuenta todos los factores como: la fecha, el espacio, los check-ins, los kits de cortesía, etc.

Si quieres evitar dolores de cabeza, en MICE Catering vamos a facilitarte la gestión de tu evento híbrido con estos 7 consejos:

1. El objetivo

Definir un objetivo real debe estar en el centro de la estrategia y tu evento gira en torno para crear la experiencia ideal a un público que asistirá desde diversos rincones del mundo. 

2.Medir el grado de digitalización de los participantes

Un evento híbrido exige tener cubierta la parte virtual y la presencial, pero sin una buena conexión a Internet y sin contar con los dispositivos tecnológicos necesarios tu acto no podrá celebrarse. 

También influyen otros aspectos como: las franjas horarias internacionales o las medidas sociopolíticas y demográficas de los ponentes, de ahí que te esmeres en mantener una comunicación fluida con ellos.

3. Establecer el presupuesto

Un evento híbrido exige presupuestar partidas diferentes en cuanto a la tecnología como: la grabación, edición y producción de vídeo, el streaming, las conexiones a Internet y el coste de la plataforma a través de la cual se emite el evento.

Sin embargo, desde hace un tiempo, lo que hace atractivo un acto de estas características es entregar a los participantes un KIT para eventos virtuales, tipo coffee, brunch, cocktail y lunch, con delicias gourmet que hace tu evento una oportunidad de éxito memorable.

En MICE Catering puedes personalizar tu KIT online con tus colores corporativos, el logotipo de tu empresa y otro tipo de elementos customizados.

 

4. Un público heterogéneo

Ya hemos hablado de lo fácil que es convocar a personas de distintos países a un evento híbrido y existen mil formas de dar alcance a tu contenido, por lo que se debe revisar y asegurarse de que la manera en la que se interpreta y se experimenta tu mensaje en cada cultura, es la correcta.

5. Control de las incidencias de última hora

Un evento híbrido ante todo es flexible y si se diera el caso de que algún ponente cause baja o que las condiciones sanitarias den un giro de última hora, siempre podrás notificar la incidencia con suficiente antelación a través de canales de mensajería instantánea o por vía telefónica.

Eso te permite responder o crear una alternativa en tiempo real, lo que no deja de ser otra ventaja más para celebrar un evento de esta clase.

6. Control de los pequeños detalles

Los eventos híbridos exigen un control riguroso y es importante que hagas un buen plan de logística que te asegure la optimización tanto en la parte presencial como en la virtual sin generar rozamientos.

Piensa que tus tareas se van a multiplicar al tener que atender a dos tipos diferentes de audiencias y es interesante que cuentes con un equipo coordinado y que delegues en profesionales, tanto para la parte técnica, como para otros aspectos fundamentales como ofrecer a tus invitados un catering de prestigio como el que tenemos en MICE Catering.

7. Tu Kit de regalo

Eventos hibridos exitosos

Si quieres diferenciarte de tu competencia tienes que esforzarte en ofrecer una experiencia atractiva en la que todos estén deseando interactuar.

Para que tu evento híbrido sea un éxito, es necesario seleccionar la tecnología más actual y ofrecer innovación para audiencias virtuales o presenciales que se sientan igualmente acogidas. Si los participantes en remoto aprecian alguna diferencia con los asistentes en sala, estarás generando una incomodidad que es difícil de compensar.

Se ha comprobado que los KITs funcionan fenomenal y se valoran, ya que provocan emociones de gratitud que siempre son bien recibidas.

Organizar el mejor evento híbrido de la temporada es un gran reto con visos de convertirse en realidad si sigues estas 7 claves ¿No te parece?

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MICE Catering
4.8
Basado en 78 reseñas.
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Alicia Peña Guerra
Alicia Peña Guerra
10:27 26 Jun 23
Trabajamos con MICE en nuestro último evento corporativo en Platea y ha sido todo un acierto. La predisposición y ayuda... para encontrar un espacio adecuado así como la flexibilidad con la que han trabajado con nosotros y el mimo que le pusieron a todo, hace que recomiende sin duda confiar en ellos para eventos corporativos.leer más
MIGUEL ANGEL VILLACASTIN MEROÑO
MIGUEL ANGEL VILLACASTIN MEROÑO
08:19 22 Jun 23
He tenido el placer de trabajar en un evento para mi empresa de 650 personas y ha salido todo perfecto, una comida... increible y un personal formidable. Gracias Tiana y Fernando por vuestro gran trabajo.leer más
Jara Gómez
Jara Gómez
16:21 16 Mar 23
Trabajar con Mice catering ha sido una maravilla. Hicimos un evento y desde Mice nos ayudaron y facilitaron todo el... proceso; desde elección del menú para el tipo de público como todo lo que surgía en el último momento. Todo su personal es super amable y trabajamos súper cómodos con ellos. Destacar a Tijana y Sergio, son encantadores ¡Ojalá volver a trabajar juntos!leer más
Elena Fernández de la Varga
Elena Fernández de la Varga
15:45 07 Mar 23
un poco decepcionada... Les pedí expresamente en mis mails que debía ser relacionado con lo ecológico, sostenibilidad,... tal y cómo había visto muchas fotos de este tema en esta empresa. finalmente el montaje fue el de un servicio "normal". El servicio contratado fue de 45 minutos, lo alargaron 10, y el cliente le pidió que lo alargaran un poco más, no lo hicieron, obviamente están en su derecho ya que es lo contratado, pero las formas de decirlo no fueron las correctasleer más
Ara Moreturismo
Ara Moreturismo
09:52 23 Jan 23
Excelente el servicio desde el primer contacto. Aún habiendo muchas trabas durante el proceso de contratación (por... nuestra parte) MICE siempre ha dado una respuesta satisfactoria y el evento quedó por encima de lo esperado. Muchísimas gracias a todo el equipo , del primero al último, todos de 20 sobre 10. Sin duda contrataremos en eventos futuros.leer más
Lucía Gallo Gutiérrez
Lucía Gallo Gutiérrez
10:47 25 May 22
Hemos contado con ellos en varias ocasiones para diversas acciones (eventos virtuales, envíos especiales a... stakeholders...) y el resultado ha sido fantástico.Se adaptan a tus necesidades y siempre están dispuestos a ayudar . En caso de imprevistos, son rápidos y eficaces, ofreciendo siempre soluciones y comprometiéndose al 100% con el proyecto.¡Gracias por todo!leer más
EVA DELEYTO
EVA DELEYTO
12:26 09 May 22
Son extremadamente profesionales, y perfilan los Eventos a las necesidades de la Empresa. El equipo es muy amable,... están siempre dispuestos a dar lo mejor de si, para que todo salga perfecto. Trabajaría sin dudarlo con ellos de nuevo. Gracias MICE,leer más
Inma Hernandez Molina
Inma Hernandez Molina
12:42 04 May 22
Los contratamos para un evento corporativo, y los recomiendo al 100%Un trato genial desde el principio, adaptándose a... nuestras necesidades y resolviendo cualquier duda que pudiese surgir.Los asistentes quedaron muy contentos con la comida y la presentación, y nosotros más aún.Sin duda alguna una gran elección!!leer más
Carmen Orellana
Carmen Orellana
14:00 13 Apr 22
Recientemente hemos contratado los servicios de Mice Catering para realizar un evento de más de 100 personas y la... experiencia ha sido perfecta con un catering de gran calidad, un servicio exquisito y elegancia en la disposición del mobiliario. Además del cóctel, servido por camareros, muy profesionales, recomiendo las diferentes estaciones (risotto, quesos...) que colocan en isletas con una decoración preciosa.Organizar un evento, a priori, es complicado pero esta empresa te lo pone muy fácil, empezando por la parte comercial.Desde aquí vuelvo a agradecerles su estupendo trabajo y les felicito. Claramente, contribuyeron al éxito del evento.leer más
Valeria Conejo
Valeria Conejo
10:56 07 Apr 22
Una empresa muy profesional. Todo salió según lo acordado, gran organización y atención al cliente. Repetiremos.
Suricatta
Suricatta
09:05 01 Mar 22
Buen servicio, buenos profesionales.
Sonia Picón
Sonia Picón
13:54 31 May 21
Grata experiencia y mejor servicio. Los clientes encantados y nosotros....también. Especial mención a Carmen y Claudia... por su diligencia y profesionalidad. Sin duda, repetiremos!!!leer más
Chint Electrics
Chint Electrics
12:37 11 Mar 21
Excelente opción para tener un detalle con clientes/profesionales. De calidad y profesional en toda España. Muchas... gracias por la rapidez en la gestión. Nosotros hemos organizado varias cosas con ellos que han salido estupendamente.leer más
Encarna Sanchez
Encarna Sanchez
13:12 01 Mar 21
100% recomendable. Atención inmejorable, calidad de producto, presentación y profesionalidad. ¡Da gusto trabajar con... empresas así! Un 10 para los departamentos con los que he tratado (comercial y atención al cliente).leer más
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