22Los eventos corporativos son una prueba de fuego para las empresas.
Es cierto que suponen una gran oportunidad para generar imagen de marca, ganar autoridad en el sector o aumentar el prestigio de una organización.
Sin embargo, si no se gestionan correctamente, los resultados pueden volverse en tu contra.
De ahí la necesidad de contratar un buen organizador de congresos o una empresa para eventos corporativos que se encargue de coordinar y supervisar todos los detalles de su organización.
Funciones de un organizador de congresos
Podríamos decir que la función de un organizador de eventos tiene dos fases: la fase de organización y la fase de supervisión.
Durante la primera fase, el organizador se encarga de realizar todas las gestiones previas a la celebración de un congreso:
- Diseño del evento y definición de los recursos necesarios (ya sean humanos, económicos o tecnológicos).
- Solicitud de presupuesto y disponibilidad a diferentes proveedores.
- Presentación del presupuesto global a la empresa.
- Contratación de servicios y coordinación de las partes implicadas.
- Comunicación de los estándares de calidad y las necesidades de la empresa.
- Gestión de pagos y reservas.
- Etc.
Una vez en el congreso, la persona o empresa organizadora deberá asegurarse de que todo funciona de acuerdo a las pautas establecidas y de solucionar cualquier imprevisto o problema que pueda surgir sobre el terreno.
¿Qué habilidades debe de tener un organizador de congresos o empresa?
Para ser un buen organizador de eventos, además de contar con una gran experiencia y un largo listado de casos de éxito a sus espaldas, es imprescindible contar con una serie de habilidades:
- Creatividad
Un organizador de congresos debe ser capaz de dar forma a los deseos de la empresa y cumplir sus expectativas con los recursos que le sean asignados para ello. Si se trata de una persona creativa el abanico de opciones a valorar será mucho más amplio y, posiblemente, más original e impactante.
- Capacidad organizativa
Los eventos corporativos son como un reloj suizo, un sinfín de piezas y engranajes que deben encajar a la perfección para que todo funcione correctamente.
Por ello, el organizador de eventos debe tener la capacidad de gestionar todas esas piezas a la vez y cumplir con los plazos establecidos para no perder ninguna reserva.
- Habilidades comerciales y de negociación
Como ya hemos comentado en el apartado anterior, dentro las tareas del organizador de congresos se encuentra la solicitud de presupuestos y la contratación de los servicios.
De modo que, sus habilidades comerciales y de negociación pueden ser de gran valor para ejercer su trabajo.
- Capacidad de reacción
Por mucho que planifiques y preveas los posibles fallos que puedan ocurrir, durante los congresos y eventos corporativos suelen surgir imprevistos de todo tipo.
Contar con un organizador rápido y resolutivo puede ser la diferencia entre el éxito y el más estrepitoso de los fracasos.
- Conocimiento de idiomas
Los idiomas siempre vienen bien, sobre todo si se trata de congresos internacionales. Ya sea para atender las peticiones de los asistentes o para contactar con los proveedores.
- Don de gentes
Otra de las tareas del organizador de congresos es asegurarse de que todo marcha bien durante el evento. Para ello, es importante mantener una comunicación fluida y agradable tanto con proveedores como con el resto de asistentes.
- Pasión por los detalles
En la organización de eventos corporativos en general, y en los congresos en particular, hay que poner especial atención a todos los detalles: los colores corporativos, la señalización, el protocolo…
Todo debe estar perfectamente dispuesto y organizado para evitar posibles confusiones o situaciones incómodas.
5 prioridades a la hora de organizar un congreso
Si le preguntas a un organizador de eventos cuáles son los 5 puntos clave de su trabajo probablemente te conteste lo siguiente:
- Número de asistentes
La lista de asistentes es el primer condicionante a la hora de organizar cualquier tipo de evento, pues no solo determinará el espacio escogido, sino también los recursos necesarios para su desarrollo.
Por eso nuestra recomendación es poner una fecha límite en la que los invitados puedan confirmar su asistencia, así podrás organizar el congreso con la suficiente antelación para gestionar todos los detalles.
- Patrocinadores y recursos financieros
El segundo punto que trae de cabeza a muchos organizadores de congresos son los recursos financieros destinados al evento. Pues, en ocasiones, las expectativas de la empresa no se corresponden con la inversión disponible.
En estos casos puede ser buena idea recurrir a patrocinadores o sponsors que asuman parte de la financiación.
Una vez confirmada la lista de asistentes y los recursos económicos con los que contamos para el evento, es momento de buscar un espacio que cumpla con los requisitos de aforo y la personalidad de la empresa.
Aquí es donde entra en juego la creatividad del organizador de congresos.
Los asistentes a congresos suelen tener la agenda muy ocupada. De modo que el organizador de congresos deberá contemplar pequeños descansos o coffee breaks y almuerzos de trabajo que permitan a los asistentes disfrutar de la mejor gastronomía sin tener que desplazarse o perder tiempo buscando un restaurante cercano.
Los servicios de catering son ideales en estos casos.
- Servicios complementarios
Además del espacio y el catering, hay congresos en los que será necesario contratar otro tipo de servicios como equipos tecnológicos, cámaras, personal de seguridad o artistas y profesionales para llevar a cabo un acto de clausura.
En cualquiera de estos casos, será el organizador del congreso quien deberá ocuparse de ello.
Como puedes ver, contratar un organizador de eventos puede ahorrarte muchos dolores de cabeza a la hora de planificar y gestionar un congreso.
Y si además tiene la experiencia y el savoir faire de MICE Catering, el éxito está garantizado.
¿Te gustaría comprobarlo?
