Organizar un evento corporativo no es tarea fácil. Hay que coordinar a proveedores, gestionar las invitaciones, buscar el espacio perfecto y, por supuesto, ofrecer una experiencia inolvidable a los asistentes.
Seguro que más de una vez has pensado: “¡Ojalá hubiera una forma más sencilla de organizarlo todo!” ¿Verdad?
Pues bien, esa forma más sencilla de organizarlo todo ya existe y se llama app para gestionar eventos.
¿Por qué utilizar una app para gestionar eventos?
En MICE Catering, sabemos lo importante que es tenerlo todo bajo control durante un evento. Por eso, no solo ofrecemos un catering para eventos a la altura de las circunstancias, sino que también nos ocupamos de encontrar y reservar el espacio perfecto para llevarlo a cabo.
Y te aseguramos que, con una buena app, todo este proceso será mucho más sencillo.
Porque al utilizarla, no solo puedes controlar todos los detalles del evento desde un solo lugar, también puedes mejorar (y mucho) la experiencia de los asistentes.
Veamos con más detalle por qué deberías contar una app de este tipo para gestionar tu próximo evento:
- Ahorro de tiempo y recursos
Con una app para gestionar eventos, centralizas todas las tareas en una sola herramienta. Desde el envío de invitaciones hasta la gestión de asistentes. Además, este tipo de apps, también te ayudan a automatizar procesos que antes requerían horas de trabajo manual.
- Mejora la comunicación
Con estas apps, puedes mantener informados a todos los participantes en tiempo real. Puesto que las notificaciones, los recordatorios y las actualizaciones sobre el evento se envían de forma rápida y sencilla, evitando confusiones y retrasos.
- Datos en tiempo real
Muchas apps para gestionar eventos ofrecen estadísticas y análisis en tiempo real sobre la asistencia, las interacciones de los invitados y otros datos importantes. Esta información puede ser de gran utilidad para tomar decisiones rápidas y acertadas antes, durante y después del evento.
- Facilita la logística
Estas apps no solo permiten gestionar los asistentes, sino también coordinar la reserva de espacios para eventos, controlar el catering, el material audiovisual y hasta los horarios de las actividades.
Es decir, con una app para gestionar eventos toda la información está al alcance de tu mano.
Funciones clave de una app para gestionar eventos corporativos
Para aprovechar al máximo una app para gestionar eventos, es importante que cuente con ciertas funciones clave. La gestión de invitados es una de ellas, ya que te permitirá crear listas, enviar invitaciones personalizadas, gestionar las confirmaciones de asistencia e, incluso, emitir entradas o credenciales. Así, podrás tener un control total sobre quiénes asistirán y adaptar los detalles del evento según el número de personas confirmadas.
Otra función imprescindible es el registro y check-in. Olvídate de las listas en papel o las largas colas en la entrada. Una buena app para gestionar eventos debe ofrecer un sistema de registro rápido, como el uso de códigos QR, escaneo de entradas digitales o puntos de autoservicio para que todo fluya de forma más eficiente.
La comunicación en tiempo real es otra de las funciones que no debe faltar. Poder mantener informados a los asistentes a través de la app, ya sea para enviar recordatorios, actualizaciones del programa o alertas de cambios de última hora, garantiza que la experiencia sea más fluida y organizada.
No podemos olvidarnos de la gestión de espacios y recursos. Algunas aplicaciones permiten reservar y organizar espacios para eventos, desde salas de conferencias hasta áreas específicas para actividades. Además, la mayoría de ellas también ofrecen la opción de coordinar recursos como el material técnico, el mobiliario o incluso el catering, simplificando aún más la logística.
Por último, las apps más completas incluyen análisis y estadísticas, con informes detallados sobre la participación, encuestas de satisfacción y tráfico de asistentes. Una información fundamental para evaluar el éxito del evento y mejorar en futuras ediciones.
Las 5 mejores Apps para gestionar eventos empresariales
Hay muchas aplicaciones en el mercado, pero aquí te dejamos una selección de las 5 mejores para que elijas la que más se adapte a tus necesidades:
1 – Eventbrite
Una de las apps más conocidas para la gestión de eventos. Con Eventbrite, puedes crear y personalizar eventos, vender entradas online, llevar un control de los asistentes y hacer un seguimiento de las estadísticas en tiempo real. Además, cuenta con herramientas para la promoción del evento en redes sociales.
2 – Aventri
Una app muy completa que ofrece desde la gestión de invitados hasta la organización de la logística. Aventri te permite diseñar la experiencia de los asistentes, enviar notificaciones, gestionar el registro y analizar los datos del evento. Es ideal para eventos de gran tamaño.
3 – Whova
Whova destaca por su capacidad de conectar a los asistentes y fomentar el networking. La app permite crear agendas personalizadas, enviar mensajes y notificaciones en tiempo real y ofrecer herramientas interactivas como encuestas y preguntas para los ponentes. ¡Perfecta para eventos empresariales!
4 – Cvent
Cvent es una de las plataformas más completas para la gestión de eventos. Ofrece soluciones para todo: registro de asistentes, reservas de espacios, gestión de alojamiento, encuestas y mucho más. Todo desde un solo lugar, lo que facilita la coordinación y el control del evento.
5 – Bizzabo
Bizzabo se centra en crear experiencias personalizadas para los asistentes. La app ofrece herramientas para la creación de agendas interactivas, envío de notificaciones, análisis en tiempo real y control total sobre el proceso de inscripción. Es muy intuitiva y fácil de usar, perfecta para eventos de cualquier tamaño.
Como ves, hay apps para todos los gustos y necesidades, y cada una tiene algo especial que ofrecer. Pero si de verdad quieres llevar tu evento al siguiente nivel, recuerda que en MICE Catering no solo te ofrecemos un catering para eventos delicioso y adaptado a tus necesidades. También nos encargamos de reservar los espacios para eventos que mejor encajen con cada acontecimiento.
Así que, con la app adecuada y nuestros más de 20 años de experiencia en el sector de la organización de eventos, el éxito está asegurado.
¿Quieres saber cómo te podemos ayudar con tu próximo evento?
