organizador de congresos

La guía definitiva de un organizador de congresos o empresa especializada en eventos

Los eventos corporativos son una prueba de fuego para las empresas.

Es cierto que suponen una gran oportunidad para generar imagen de marca, ganar autoridad en el sector o aumentar el prestigio de una organización. 

Sin embargo, si no se gestionan correctamente, los resultados pueden volverse en tu contra.

De ahí la necesidad de contratar un buen organizador de congresos o una empresa para eventos corporativos que se encargue de coordinar y supervisar todos los detalles de su organización.

 

Funciones de un organizador de congresos

Podríamos decir que la función de un organizador de eventos tiene dos fases: la fase de organización y la fase de supervisión.

Durante la primera fase, el organizador se encarga de realizar todas las gestiones previas a la celebración de un congreso:

 

  • Diseño del evento y definición de los recursos necesarios (ya sean humanos, económicos o tecnológicos).
  • Solicitud de presupuesto y disponibilidad a diferentes proveedores.
  • Presentación del presupuesto global a la empresa.
  • Contratación de servicios y coordinación de las partes implicadas.
  • Comunicación de los estándares de calidad y las necesidades de la empresa.
  • Gestión de pagos y reservas.
  • Etc.

 

Una vez en el congreso, la persona o empresa organizadora deberá asegurarse de que todo funciona de acuerdo a las pautas establecidas y de solucionar cualquier imprevisto o problema que pueda surgir sobre el terreno.

 

¿Qué habilidades debe de tener un organizador de congresos o empresa?

Para ser un buen organizador de eventos, además de contar con una gran experiencia y un largo listado de casos de éxito a sus espaldas, es imprescindible contar con una serie de habilidades:

 

  • Creatividad

Un organizador de congresos debe ser capaz de dar forma a los deseos de la empresa y cumplir sus expectativas con los recursos que le sean asignados para ello. Si se trata de una persona creativa el abanico de opciones a valorar será mucho más amplio y, posiblemente, más original e impactante.

 

  • Capacidad organizativa

Los eventos corporativos son como un reloj suizo, un sinfín de piezas y engranajes que deben encajar a la perfección para que todo funcione correctamente. 

Por ello, el organizador de eventos debe tener la capacidad de gestionar todas esas piezas a la vez y cumplir con los plazos establecidos para no perder ninguna reserva.  

 

  • Habilidades comerciales y de negociación

Como ya hemos comentado en el apartado anterior, dentro las tareas del organizador de congresos se encuentra la solicitud de presupuestos y la contratación de los servicios. 

De modo que, sus habilidades comerciales y de negociación pueden ser de gran valor para ejercer su trabajo.

 

  • Capacidad de reacción

Por mucho que planifiques y preveas los posibles fallos que puedan ocurrir, durante los congresos y eventos corporativos suelen surgir imprevistos de todo tipo.

Contar con un organizador rápido y resolutivo puede ser la diferencia entre el éxito y el más estrepitoso de los fracasos.

 

 

guia definitiva de un organizador de congresos

 

 

  • Conocimiento de idiomas

Los idiomas siempre vienen bien, sobre todo si se trata de congresos internacionales. Ya sea para atender las peticiones de los asistentes o para contactar con los proveedores.

 

  • Don de gentes

Otra de las tareas del organizador de congresos es asegurarse de que todo marcha bien durante el evento. Para ello, es importante mantener una comunicación fluida y agradable tanto con proveedores como con el resto de asistentes.

 

  • Pasión por los detalles

En la organización de eventos corporativos en general, y en los congresos en particular, hay que poner especial atención a todos los detalles: los colores corporativos, la señalización, el protocolo…

Todo debe estar perfectamente dispuesto y organizado para evitar posibles confusiones o situaciones incómodas.

 

5 prioridades a la hora de organizar un congreso

Si le preguntas a un organizador de eventos cuáles son los 5 puntos clave de su trabajo probablemente te conteste lo siguiente:

 

  • Número de asistentes

La lista de asistentes es el primer condicionante a la hora de organizar cualquier tipo de evento, pues no solo determinará el espacio escogido, sino también los recursos necesarios para su desarrollo.

Por eso nuestra recomendación es poner una fecha límite en la que los invitados puedan confirmar su asistencia, así podrás organizar el congreso con la suficiente antelación para gestionar todos los detalles.

 

  • Patrocinadores y recursos financieros

El segundo punto que trae de cabeza a muchos organizadores de congresos son los recursos financieros destinados al evento. Pues, en ocasiones, las expectativas de la empresa no se corresponden con la inversión disponible. 

En estos casos puede ser buena idea recurrir a patrocinadores o sponsors que asuman parte de la financiación.

 

Una vez confirmada la lista de asistentes y los recursos económicos con los que contamos para el evento, es momento de buscar un espacio que cumpla con los requisitos de aforo y la personalidad de la empresa.

Aquí es donde entra en juego la creatividad del organizador de congresos.

 

Los asistentes a congresos suelen tener la agenda muy ocupada. De modo que el organizador de congresos deberá contemplar pequeños descansos o coffee breaks y almuerzos de trabajo que permitan a los asistentes disfrutar de la mejor gastronomía sin tener que desplazarse o perder tiempo buscando un restaurante cercano.

Los servicios de catering son ideales en estos casos.

 

  • Servicios complementarios

Además del espacio y el catering, hay congresos en los que será necesario contratar otro tipo de servicios como equipos tecnológicos, cámaras, personal de seguridad o artistas y profesionales para llevar a cabo un acto de clausura.

 

En cualquiera de estos casos, será el organizador del congreso quien deberá ocuparse de ello.

Como puedes ver, contratar un organizador de eventos puede ahorrarte muchos dolores de cabeza a la hora de planificar y gestionar un congreso.

 

Y si además tiene la experiencia y el savoir faire de MICE Catering, el éxito está garantizado.

¿Te gustaría comprobarlo?

 

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MICE Catering
4.8
Basado en 60 reseñas.
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Lucía Gallo Gutiérrez
Lucía Gallo Gutiérrez
10:47 25 May 22
Hemos contado con ellos en varias ocasiones para diversas acciones (eventos virtuales, envíos especiales a... stakeholders...) y el resultado ha sido fantástico.Se adaptan a tus necesidades y siempre están dispuestos a ayudar . En caso de imprevistos, son rápidos y eficaces, ofreciendo siempre soluciones y comprometiéndose al 100% con el proyecto.¡Gracias por todo!read more
EVA DELEYTO
EVA DELEYTO
12:26 09 May 22
Son extremadamente profesionales, y perfilan los Eventos a las necesidades de la Empresa. El equipo es muy amable,... están siempre dispuestos a dar lo mejor de si, para que todo salga perfecto. Trabajaría sin dudarlo con ellos de nuevo. Gracias MICE,read more
Inma Hernandez Molina
Inma Hernandez Molina
12:42 04 May 22
Los contratamos para un evento corporativo, y los recomiendo al 100%Un trato genial desde el principio, adaptándose a... nuestras necesidades y resolviendo cualquier duda que pudiese surgir.Los asistentes quedaron muy contentos con la comida y la presentación, y nosotros más aún.Sin duda alguna una gran elección!!read more
Carmen Orellana
Carmen Orellana
14:00 13 Apr 22
Recientemente hemos contratado los servicios de Mice Catering para realizar un evento de más de 100 personas y la... experiencia ha sido perfecta con un catering de gran calidad, un servicio exquisito y elegancia en la disposición del mobiliario. Además del cóctel, servido por camareros, muy profesionales, recomiendo las diferentes estaciones (risotto, quesos...) que colocan en isletas con una decoración preciosa.Organizar un evento, a priori, es complicado pero esta empresa te lo pone muy fácil, empezando por la parte comercial.Desde aquí vuelvo a agradecerles su estupendo trabajo y les felicito. Claramente, contribuyeron al éxito del evento.read more
Valeria Conejo
Valeria Conejo
10:56 07 Apr 22
Una empresa muy profesional. Todo salió según lo acordado, gran organización y atención al cliente. Repetiremos.
Suricatta
Suricatta
09:05 01 Mar 22
Buen servicio, buenos profesionales.
Sonia Picón
Sonia Picón
13:54 31 May 21
Grata experiencia y mejor servicio. Los clientes encantados y nosotros....también. Especial mención a Carmen y Claudia... por su diligencia y profesionalidad. Sin duda, repetiremos!!!read more
Chint Electrics
Chint Electrics
12:37 11 Mar 21
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Encarna Sanchez
Encarna Sanchez
13:12 01 Mar 21
100% recomendable. Atención inmejorable, calidad de producto, presentación y profesionalidad. ¡Da gusto trabajar con... empresas así! Un 10 para los departamentos con los que he tratado (comercial y atención al cliente).read more
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