Antes de planificar este tipo de evento debes hacerte algunas preguntas: ¿Por qué vas a realizarlo? ¿Cuál es tu objetivo? y ¿Cuáles son los pasos para organizar una conferencia?
Tipos de conferencias
Existen varios tipos de conferencias y dependiendo del tema a tratar, del número de asistentes o de los medios técnicos que requiera, una conferencia puede ser; magistral, con fines académicos, dialogada, que implica un intercambio de ideas, una conferencia científica, con intereses divulgativos, una conferencia internacional, de prensa, o una videoconferencia.
Cómo organizar una conferencia paso a paso
Para tener éxito a la hora de organizar una conferencia en MICE Catering hemos hecho una selección de los 28 pasos esenciales que debes dar:
- Segmenta tu público objetivo.
Es importante definir las personas para las que vas a organizar tu conferencia y el tipo de audiencia que vas a tener.
- Decide la fecha y la hora de inicio y final de la conferencia.
- Sigue unos criterios para seleccionar un lugar para tu evento. Debe ser espacioso, contar con el equipo técnico necesario, parking cercano y una buena ubicación.
- Haz una estimación de costes y planifica un presupuesto con base a ello. La estimación debe reflejar el plan de acción para la organización del evento y para ello debes anotar cada detalle y asignar los responsables de cada tarea.
- Patrocinio y colaboraciones. Puedes elegir un único patrocinador de tu conferencia o evento o un paquete de patrocinadores.
- Si la conferencia es abierta a todo tipo de público fomenta que se registren pronto haciendo un check-in anticipado.
- Determine qué temas se tratarán en la conferencia, haz una lista de ponentes que sean expertos reconocidos.
- Analiza el formato de la conferencia y define la estructura y el orden.
- Notifica a los oradores sobre la hora y el orden de las intervenciones con suficiente anticipación y dales un tiempo para que ajusten su presentación. Consulta con el orador antes del evento, si se ha realizado algún cambio en la presentación o si tiene una versión actualizada.
- Organiza el alojamiento, los desplazamientos y cubre todas las necesidades de tus ponentes.
- Respeta el calendario y no alargues el programa. La capacidad de las personas para percibir información es limitada y de 2 a 3 horas de conferencia, con los breaks, son suficientes.
- Da unos 10 minutos de cortesía para la apertura de la conferencia.
- Para atraer invitados puedes utilizar todos los canales disponibles, publicidad contextual, mailing a la base de datos y publicación en redes sociales.
- Crea una landing page o un funnel con los detalles de la conferencia donde los usuarios puedan registrarse y reservar su plaza. Puedes incorporar vídeos de los oradores invitando al evento y el mapa de ubicación del lugar de la conferencia, especialmente útil cuando se esperan participantes de distintas ciudades.
- Si vas a ofrecer la oportunidad de seguir la conferencia online escribe una cola de mails recordando el evento y dando las claves para acceder a la videoconferencia.
- Conecta con blogueros o influencers de Facebook, Twitter, YouTube o Telegram, relacionados con el tema que trata tu conferencia y que puedan ampliar su dinamización marcando el hashtag del evento.
- Puedes ofrecer un código promocional con descuento para estimular la demanda.
- Si los ponentes van a recurrir a una presentación vas a necesitar que la sala disponga de equipo de proyección y de sonido con; un proyector con pantalla o pantalla LED, un micrófono para el ponente y varios para admitir preguntas del público, ordenador, etc.
- Si eres la persona encargada de la organización, tendrás que ir a la sala, días antes a comprobar que todo funciona correctamente y reunirte con los profesionales técnicos para comprobar que la wifi y demás servicios soportará la carga.
- En el caso de que desees grabar en vídeo pide permiso y firma de los contratos que tengan que ver con los derechos de imagen.
- Solicita una prueba de iluminación porque con una iluminación insuficiente, las personas se cansan rápido y su atención disminuye.
- Revisa que la sala sea acogedora, que esté ventilada y con la temperatura adecuada para el número de asistentes.
- Organiza las pausas para el café en caso de que el evento se organice en las primeras horas de la mañana o un brunch, cocktail o aperitivo para otras franjas del día.
- Si la conferencia va a durar una jornada laboral completa, debes organizar el catering para tus invitados con todas las garantías y el servicio como te damos en MICE Catering.
- Selecciona a un presentador o presentadora que unifique la conferencia y que haga las funciones de anfitrión del evento que organizará los flujos y mantendrá el enfoque en la fase de apertura y cierre del evento.
- Prepara el welcome kit con todo lo necesario para asistir a la conferencia y algunos detalles para los asistentes.
- Si la sala lo permite elige la música para ir recibiendo a tus invitados y fija una lista de reproducción con música alegre que genere una buena atmósfera.
- Después de la conferencia, redacta un informe y publica el reportaje con un resumen de la conferencia enviando agradecimientos a los patrocinadores, ponentes e invitados.
