Un evento híbrido une presencialidad y virtualidad generando un nuevo tipo de experiencia que está gustando mucho, pero que hay que saber organizar de la manera correcta para no cometer errores.
En MICE Catering vamos a ayudarte a implantar las 7 claves para organizar un evento híbrido que triunfe.
¿Qué son los eventos híbridos?
Es difícil establecer los límites de esta hibridación puesto que es la suma de varios elementos, pero podemos decir que un evento híbrido es aquel que consiste en un encuentro en tiempo real con varios participantes, algunos de los cuales se conectan en remoto a través de sus distintos dispositivos (ordenadores, móviles o tablets).
Beneficios de los eventos híbridos
Las ventajas de organizar este tipo de encuentros son numerosas porque el ROI (retorno de la inversión) es elevado y se aprecia un incremento en la participación, a través de distintos dispositivos, que aumentan el valor del evento.
La virtualidad nos permite abarcar a público proveniente de todos los rincones del mundo, puesto que se eliminan las barreras y nos permite hablar para una audiencia relajada que se siente a salvo puesto que respetan las medidas de seguridad adecuadas para la pandemia.
La asistencia a este tipo de eventos híbridos favorece la presencialidad al no tener que acatar restricciones de aforo, incidencias con los desplazamientos, gastos de alojamiento o gastos de viaje, entre otros.
7 consejos para organizar eventos híbridos y triunfar
Siempre que se organiza un evento corporativo lo más importante es definir la estrategia que tiene en cuenta todos los factores como: la fecha, el espacio, los check-ins, los kits de cortesía, etc.
Si quieres evitar dolores de cabeza, en MICE Catering vamos a facilitarte la gestión de tu evento híbrido con estos 7 consejos:
1. El objetivo
Definir un objetivo real debe estar en el centro de la estrategia y tu evento gira en torno para crear la experiencia ideal a un público que asistirá desde diversos rincones del mundo.
2.Medir el grado de digitalización de los participantes
Un evento híbrido exige tener cubierta la parte virtual y la presencial, pero sin una buena conexión a Internet y sin contar con los dispositivos tecnológicos necesarios tu acto no podrá celebrarse.
También influyen otros aspectos como: las franjas horarias internacionales o las medidas sociopolíticas y demográficas de los ponentes, de ahí que te esmeres en mantener una comunicación fluida con ellos.
3. Establecer el presupuesto
Un evento híbrido exige presupuestar partidas diferentes en cuanto a la tecnología como: la grabación, edición y producción de vídeo, el streaming, las conexiones a Internet y el coste de la plataforma a través de la cual se emite el evento.
Sin embargo, desde hace un tiempo, lo que hace atractivo un acto de estas características es entregar a los participantes un KIT para eventos virtuales, tipo coffee, brunch, cocktail y lunch, con delicias gourmet que hace tu evento una oportunidad de éxito memorable.
En MICE Catering puedes personalizar tu KIT online con tus colores corporativos, el logotipo de tu empresa y otro tipo de elementos customizados.
4. Un público heterogéneo
Ya hemos hablado de lo fácil que es convocar a personas de distintos países a un evento híbrido y existen mil formas de dar alcance a tu contenido, por lo que se debe revisar y asegurarse de que la manera en la que se interpreta y se experimenta tu mensaje en cada cultura, es la correcta.
5. Control de las incidencias de última hora
Un evento híbrido ante todo es flexible y si se diera el caso de que algún ponente cause baja o que las condiciones sanitarias den un giro de última hora, siempre podrás notificar la incidencia con suficiente antelación a través de canales de mensajería instantánea o por vía telefónica.
Eso te permite responder o crear una alternativa en tiempo real, lo que no deja de ser otra ventaja más para celebrar un evento de esta clase.
6. Control de los pequeños detalles
Los eventos híbridos exigen un control riguroso y es importante que hagas un buen plan de logística que te asegure la optimización tanto en la parte presencial como en la virtual sin generar rozamientos.
Piensa que tus tareas se van a multiplicar al tener que atender a dos tipos diferentes de audiencias y es interesante que cuentes con un equipo coordinado y que delegues en profesionales, tanto para la parte técnica, como para otros aspectos fundamentales como ofrecer a tus invitados un catering de prestigio como el que tenemos en MICE Catering.
7. Tu Kit de regalo
Si quieres diferenciarte de tu competencia tienes que esforzarte en ofrecer una experiencia atractiva en la que todos estén deseando interactuar.
Para que tu evento híbrido sea un éxito, es necesario seleccionar la tecnología más actual y ofrecer innovación para audiencias virtuales o presenciales que se sientan igualmente acogidas. Si los participantes en remoto aprecian alguna diferencia con los asistentes en sala, estarás generando una incomodidad que es difícil de compensar.
Se ha comprobado que los KITs funcionan fenomenal y se valoran, ya que provocan emociones de gratitud que siempre son bien recibidas.
Organizar el mejor evento híbrido de la temporada es un gran reto con visos de convertirse en realidad si sigues estas 7 claves ¿No te parece?
