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consejos para organizar eventos virtuales

4 consejos para organizar eventos virtuales de éxito

Los eventos virtuales han ganado terreno en los últimos años gracias al desarrollo de la tecnología y una conectividad online que se ha acelerado durante la pandemia. 

La digitalización es una realidad y en la organización de eventos ha resultado ser un éxito.

En MICE Catering vamos a profundizar en el entramado de los eventos virtuales.

¿Qué son los eventos virtuales y por qué están de moda?

Sin la llegada del coronavirus a nuestras vidas estaríamos hablando de una virtualidad digital como concepto a implementar pasados unos años, pero la urgencia ha acelerado su proceso natural y la propagación de los eventos virtuales, es una realidad.

Las fronteras de lo físico se han eliminado, el tiempo se optimiza puesto que se eliminan los traslados y las distancias físicas ya no son un problema. 

Los eventos virtuales reducen el presupuesto económico y hay un mayor ahorro de recursos aunque hay gente a la que le haya costado acostumbrarse. El teletrabajo ha dejado de ser una opción y las reuniones se hacen en remoto, de tal manera que “estar en una call” o “en mute” son los conceptos elegidos para representar estos meses tan inciertos.

eventos virtuales

Sin una buena conexión a internet, no habríamos sobrevivido y también de un buen número de dispositivos como el teléfono móvil, el ordenador o la tablet.

Pero, la realidad es que nuestro yo virtual no va a desaparecer y los eventos virtuales van a ser un recurso habitual para muchas empresas gracias a la inversión e innovación en tecnología.

¿Llegará el día en el que desde casa asistamos a la ponencia de un gran líder en un palacio de congresos? Es posible y no es un futuro distópico sino una realidad que está más cerca de lo que parece.

La ficción ya no supera a la realidad y hay posibilidades infinitas de crear cualquier evento, en tiempo real, en cualquier lugar del mundo y para un número de asistentes ilimitado.

Pongamos el ejemplo de la moda y de cómo ha sabido adaptarse al cambio.  Marcas como Burberry o Balmain llevan ventaja organizando sus front-rows en streaming; la Milano Digital Fashion Week ha celebrado sus desfiles de manera virtual y la London Fashion Week hizo lo propio a través de su plataforma digital.

Los shows digitales requieren creatividad, organización y desarrollo tecnológico, pero optimizan todos los recursos disponibles porque el secreto está en innovar.

¿Cuál es la diferencia entre un evento virtual y uno híbrido?

Un evento virtual se asienta en el mundo digital al 100% y el híbrido es una mezcla entre lo digital y lo presencial que puede convivir en el espacio online y físico.

Un ejemplo de evento híbrido sería una charla realizada de forma presencial en una sala y que se esté ofreciendo al mismo tiempo en streaming con invitados que no se encuentran en ese lugar, sino que pueden asistir desde sus casas o lugares de trabajo a través de su ordenador. 

Sin embargo en MICE Catering estamos viendo que los conceptos se confunden y el hecho de asistir a una reunión online a través de las múltiples plataformas de mayor uso como Zoom o Meet no convierte ese encuentro en un evento virtual como tal. 

Un evento virtual debe tener una estructura y un guión que conlleve a cumplir el objetivo del evento con elementos visuales y herramientas de interacción con los asistentes.

4 consejos para organizar eventos online

Los eventos virtuales que se realizan de forma digital, online o virtual, han sido la solución a una pandemia para una población confinada o con restricciones de movilidad.

Lo lógico es que lo “online” sea un mercado en constante crecimiento y se sigan realizando este tipo de eventos aunque quizás se solapen y se cree algo híbrido entre la presencialidad y lo puramente online y para que tenga éxito es bueno que sigas estos 4 consejos:

1. Contrata los mejores profesionales en grabación y edición de vídeo

Al poder grabar en vídeo el evento, existe la posibilidad de publicarlo en abierto o privado en plataformas de difusión como Youtube o Vimeo. Te recomendamos contratar una empresa profesional de grabación multimedia y una agencia que edite el material y lo publique en los canales. 

2. Consigue una buena repercusión mediática 

Todo evento online tiene alta actividad en las redes y si creas el hashtag adecuado y lo difundes, antes y durante el evento, los asistentes podrán hacer comentarios o dirigirse a los ponentes en tiempo real. 

3. Una organización impecable es la clave para el éxito

Un evento virtual no exige un material técnico tan elevado como un evento físico y su capacidad de montaje o desmontaje es casi inmediata, aunque se requiere la contratación de un equipo profesional propio del mundo digital, que debe tener experiencia en la realización de este tipo de eventos.

4. Agasaja a tus invitados

Una gran ventaja, a efectos económicos, que diferencia un evento en espacio presencial de uno virtual, es el gasto que supone organizar el segundo, puesto que el ahorro es considerable al eliminar los viajes, dietas, alojamientos, etc. 

Sin embargo, no debes ignorar que la cortesía y la atención con los asistentes debe ser exquisita y tener buenos detalles, como el envío de un welcome pack o de un Kit de catering online, serán bien recibidos.

En MICE Catering te ayudamos a triunfar con tu evento virtual, a través de los kits de catering online para que los asistentes puedan disfrutar de un menú gourmet, coffee break o cocktail en eventos especiales. 

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Lucía Gallo Gutiérrez
Lucía Gallo Gutiérrez
10:47 25 May 22
Hemos contado con ellos en varias ocasiones para diversas acciones (eventos virtuales, envíos especiales a... stakeholders...) y el resultado ha sido fantástico.Se adaptan a tus necesidades y siempre están dispuestos a ayudar . En caso de imprevistos, son rápidos y eficaces, ofreciendo siempre soluciones y comprometiéndose al 100% con el proyecto.¡Gracias por todo!read more
EVA DELEYTO
EVA DELEYTO
12:26 09 May 22
Son extremadamente profesionales, y perfilan los Eventos a las necesidades de la Empresa. El equipo es muy amable,... están siempre dispuestos a dar lo mejor de si, para que todo salga perfecto. Trabajaría sin dudarlo con ellos de nuevo. Gracias MICE,read more
Inma Hernandez Molina
Inma Hernandez Molina
12:42 04 May 22
Los contratamos para un evento corporativo, y los recomiendo al 100%Un trato genial desde el principio, adaptándose a... nuestras necesidades y resolviendo cualquier duda que pudiese surgir.Los asistentes quedaron muy contentos con la comida y la presentación, y nosotros más aún.Sin duda alguna una gran elección!!read more
Carmen Orellana
Carmen Orellana
14:00 13 Apr 22
Recientemente hemos contratado los servicios de Mice Catering para realizar un evento de más de 100 personas y la... experiencia ha sido perfecta con un catering de gran calidad, un servicio exquisito y elegancia en la disposición del mobiliario. Además del cóctel, servido por camareros, muy profesionales, recomiendo las diferentes estaciones (risotto, quesos...) que colocan en isletas con una decoración preciosa.Organizar un evento, a priori, es complicado pero esta empresa te lo pone muy fácil, empezando por la parte comercial.Desde aquí vuelvo a agradecerles su estupendo trabajo y les felicito. Claramente, contribuyeron al éxito del evento.read more
Valeria Conejo
Valeria Conejo
10:56 07 Apr 22
Una empresa muy profesional. Todo salió según lo acordado, gran organización y atención al cliente. Repetiremos.
Suricatta
Suricatta
09:05 01 Mar 22
Buen servicio, buenos profesionales.
Sonia Picón
Sonia Picón
13:54 31 May 21
Grata experiencia y mejor servicio. Los clientes encantados y nosotros....también. Especial mención a Carmen y Claudia... por su diligencia y profesionalidad. Sin duda, repetiremos!!!read more
Chint Electrics
Chint Electrics
12:37 11 Mar 21
Excelente opción para tener un detalle con clientes/profesionales. De calidad y profesional en toda España. Muchas... gracias por la rapidez en la gestión. Nosotros hemos organizado varias cosas con ellos que han salido estupendamente.read more
Encarna Sanchez
Encarna Sanchez
13:12 01 Mar 21
100% recomendable. Atención inmejorable, calidad de producto, presentación y profesionalidad. ¡Da gusto trabajar con... empresas así! Un 10 para los departamentos con los que he tratado (comercial y atención al cliente).read more
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